Was das Gesetz sagt
Das DSG verpflichtet Verantwortliche und Auftragsbearbeiter, ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten zu führen (Art. 12 DSG). Die Verordnung befreit Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, es sei denn, sie bearbeiten umfangreich besonders schützenswerte Personendaten oder führen ein Profiling mit hohem Risiko durch (Art. 24 DSV).
Die DSGVO hat eine ähnliche, aber engere Regel: Die Ausnahme für weniger als 250 Beschäftigte gilt nicht, wenn die Verarbeitung ein Risiko bergen kann, nicht nur gelegentlich erfolgt oder besondere Kategorien von Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen betrifft (Art. 30 Abs. 5 DSGVO). In der Praxis führt fast jedes Unternehmen, für das die DSGVO gilt, das Verzeichnis.
Was das Verzeichnis enthält
- die Identität des Verantwortlichen;
- den Bearbeitungszweck jeder Tätigkeit;
- die Kategorien betroffener Personen und bearbeiteter Personendaten;
- die Kategorien von Empfängerinnen und Empfängern;
- die Aufbewahrungsdauer;
- die Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit;
- die Staaten und die Garantien, wenn Daten ins Ausland gehen.
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Nützliche Vorlagen
Eine allgemeine Orientierung, keine Beratung zu Ihrem Fall: Für Ihren Fall zählt der Gesetzestext, und die Beurteilung bleibt Ihre.