Vorlagen
39 Vorlagen für das neue DSG und die DSGVO
Datenschutzerklärungen, Verträge, Verzeichnisse, Abläufe und Ernennungen, geschrieben nach dem geltenden Recht. Jede Vorlage sagt, wofür sie dient; auf der Plattform wird sie mit den Angaben Ihrer Organisation ausgefüllt.
Aufsetzen
- Vorlage Beschluss über den Start der Umsetzung des neuen DSGBeschluss, mit dem das Leitungsorgan die Anpassung an das Datenschutzrecht einleitet, die internen Rollen zuweist und die Prioritäten festlegt; zu Beginn des Vorhabens zu fassen und bei den Akten aufzubewahren.
- Vorlage Ernennungsschreiben für die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater (DPO)Schreiben, mit dem die Organisation die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater (Art. 10 DSG) bzw. die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO), intern oder extern, ernennt und Aufgaben, Unabhängigkeit und Ressourcen festlegt.
- Vorlage Mandat für den Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO)Schriftliches Mandat, mit dem eine nicht in der Europäischen Union niedergelassene Organisation ihren Vertreter nach Art. 27 DSGVO benennt und dessen Aufgaben und Grenzen festlegt.
- Vorlage Ernennung einer internen Ansprechperson für den DatenschutzAkt, mit dem die Organisation einer Person eine Funktion im Datenschutz überträgt (interne Ansprechperson, Bearbeitung der Begehren, Umgang mit Verletzungen), mit Aufgaben, Befugnissen und Stellvertretung.
- Vorlage interne DatenschutzrichtlinieInterne Regeln, mit denen die Organisation Grundsätze, Rollen und Verfahren für die Bearbeitung von Personendaten festlegt; sie gilt für alle Mitarbeitenden und ist das Referenzdokument des Datenschutzprogramms.
Regeln für die Daten
- Vorlage Einwilligung der Eltern in die Bearbeitung der Daten ihres KindesFormular, mit dem ein Elternteil oder die gesetzliche Vertretung in die Bearbeitung der Personendaten einer minderjährigen Person einwilligt; zu verwenden, wenn die Bearbeitung eine Einwilligung erfordert und die minderjährige Person sie nicht selbst erteilen kann.
- Vorlage Datenschutzerklärung für Kunden und VertragspartnerDatenschutzerklärung, die Kunden und Vertragspartnern beim Vertragsabschluss abzugeben ist, mit einem separaten, freiwilligen Abschnitt für die Einwilligung in Marketing.
- Vorlage Einwilligung in die Verwendung von Bildern von Kunden, Gästen und BesuchernFormular, mit dem Kunden, Gäste und Besucher von Veranstaltungen in die Verwendung von Fotos und Videos einwilligen, auf denen sie abgebildet sind, getrennt für jeden Kommunikationskanal; vor der Veröffentlichung unterzeichnen zu lassen.
- Vorlage Einwilligung in die Verwendung von Bildern der MitarbeitendenFormular, mit dem die Mitarbeitenden freiwillig und getrennt für jeden Kanal in die Verwendung von Fotos und Videos einwilligen, auf denen sie in der Unternehmenskommunikation abgebildet sind; vor jeder Veröffentlichung unterzeichnen zu lassen.
- Vorlage Richtlinie zur Aufbewahrung von Daten mit den FristenInterne Regeln dazu, wie lange Personendaten aufbewahrt und wie sie gelöscht werden, mit einer zu ergänzenden Tabelle der Fristen pro Dokumentenkategorie.
- Vorlage Formular für den Widerruf der Einwilligung der ElternFormular, mit dem ein Elternteil oder die gesetzliche Vertretung die für die Bearbeitung der Daten einer minderjährigen Person erteilte Einwilligung widerruft; zusammen mit dem Einwilligungsformular für Eltern abzugeben.
- Vorlage Formular für den Widerruf der EinwilligungFormular, mit dem eine Person eine früher erteilte Einwilligung widerruft; zusammen mit jeder Einholung einer Einwilligung zur Verfügung zu stellen.
- Vorlage Beurteilung des berechtigten Interesses (LIA)Arbeitsblatt, um mit der dreistufigen Prüfung abzuklären und zu dokumentieren, dass sich eine Bearbeitung auf das Interesse der Organisation stützen kann, ohne die Rechte der Personen ungebührlich zu beeinträchtigen.
Personen informieren
- Vorlage Vertraulichkeitshinweis für E-MailsKurzer Text für den Fuss der geschäftlichen E-Mails, mit dem Vertraulichkeitshinweis und dem Verweis auf die Datenschutzerklärung.
- Vorlage Cookie-Richtlinie für Websites in der Schweiz und der EUInformation über die Cookies und ähnlichen Technologien, die die Website verwendet, mit den Kategorien, den Möglichkeiten, sie anzunehmen oder abzulehnen, und den Browsereinstellungen.
- Vorlage Datenschutzerklärung für eine AppDatenschutzerklärung zur Veröffentlichung in der mobilen App und in ihrem Eintrag im App-Store; sie erklärt, welche Daten die App erhebt, welche Geräteberechtigungen sie nutzt und welche Rechte die Nutzerinnen und Nutzer haben.
- Vorlage Datenschutzerklärung für BewerbendeDatenschutzerklärung für Personen, die sich um eine Stelle bewerben; sie erklärt, wie die Bewerbungsdaten bearbeitet werden, wie lange sie aufbewahrt werden und unter welchen Bedingungen sie in einem Talentpool bleiben.
- Vorlage Datenschutzerklärung für MitarbeitendeDatenschutzerklärung, die den Mitarbeitenden bei der Anstellung abzugeben ist; sie erklärt, welche Daten der Arbeitgeber im Arbeitsverhältnis bearbeitet, weshalb, wie lange und mit welchen Rechten.
- Vorlage Datenschutzerklärung für die Website (DSG und DSGVO)Datenschutzerklärung zur Veröffentlichung auf der Website; sie erklärt den Besucherinnen und Besuchern, welche Daten erhoben werden, weshalb, wem sie bekanntgegeben werden und welche Rechte sie haben.
- Vorlage Datenschutzerklärung und Hinweisschild zur VideoüberwachungKurztext für das Hinweisschild am Eingang der videoüberwachten Bereiche und vollständige Datenschutzerklärung, die für Besucher, Kunden und Mitarbeitende bereitzuhalten ist.
- Vorlage Unternehmensrichtlinie zur Nutzung künstlicher IntelligenzRegeln für Mitarbeitende zur Nutzung von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz, mit Liste der genehmigten Werkzeuge, Daten, die nicht eingegeben werden dürfen, menschlicher Kontrolle der Ergebnisse und Inventar der Anwendungsfälle.
Schützen und auslagern
- Vorlage Benachrichtigung der betroffenen Personen über eine Verletzung der DatensicherheitMusterschreiben, mit dem die Personen, deren Daten von einer Verletzung der Datensicherheit betroffen sind, in einfacher Sprache informiert werden.
- Vorlage Auftragsbearbeitungsvertrag (Art. 9 DSG, Art. 28 DSGVO)Vertrag, der mit jedem Dienstleister abzuschliessen ist, der Personendaten im Auftrag der Organisation bearbeitet (Hosting, Cloud, Lohnbuchhaltung, Newsletter, Informatiksupport), mit Anhängen zu Bearbeitung, Sicherheitsmassnahmen und Unterauftragsbearbeitern.
- Vorlage Vertraulichkeitsverpflichtung und Weisungen für MitarbeitendeErklärung, mit der sich Mitarbeitende mit Zugang zu Personendaten zur Vertraulichkeit verpflichten und die Weisungen für deren Bearbeitung erhalten; bei der Anstellung oder zu Beginn des Auftrags unterzeichnen zu lassen.
- Vorlage technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen (TOM)Beschreibung der technischen und organisatorischen Massnahmen, mit denen die Organisation die Personendaten schützt, mit auszufüllenden Tabellen zu Stand und Bemerkungen; dient als Nachweis der Sicherheit und als Anhang zu Verträgen.
- Vorlage internes Formular zur Meldung einer Verletzung der DatensicherheitInternes Formular, mit dem alle Mitarbeitenden eine auch nur vermutete Verletzung der Sicherheit von Personendaten sofort melden.
- Vorlage Meldung einer Verletzung der Datensicherheit an die BehördeVorlage für die Meldung einer Verletzung der Datensicherheit an die Datenschutzbehörde mit allen gesetzlich verlangten Angaben.
- Vorlage BYOD-Richtlinie zur Nutzung privater Geräte am ArbeitsplatzRegeln für Mitarbeitende, die private Smartphones, Tablets oder Computer für die Arbeit nutzen, mit Sicherheitsanforderungen, Trennung der Daten, Grenzen der betrieblichen Kontrollen und Einverständniserklärung.
- Vorlage Verfahren bei einer Verletzung der Datensicherheit (Data Breach)Internes Verfahren, das festlegt, wer was tut, wenn Personendaten verloren gehen, gestohlen, verändert oder Unbefugten zugänglich gemacht werden, von der Entdeckung bis zur Meldung und zum Abschluss des Falls.
- Vorlage Verzeichnis der Verletzungen der DatensicherheitVerzeichnis, in dem jede Verletzung der Datensicherheit, ob gemeldet oder nicht, mit dem Sachverhalt, den Auswirkungen, den ergriffenen Massnahmen und den getroffenen Entscheiden dokumentiert wird.
- Vorlage Reglement über die Nutzung der Informatikmittel im UnternehmenRegeln für Mitarbeitende zur Nutzung von Computer, E-Mail, Internet und Cloud-Diensten, mit den Grenzen der Kontrollen durch den Arbeitgeber und der Pflicht, Vorfälle zu melden.
- Vorlage Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)Vorlage, um vor Beginn einer Bearbeitung, die ein hohes Risiko mit sich bringen kann, die Risiken für die Personen und die Massnahmen zu ihrer Minderung zu beurteilen und den Entscheid zu dokumentieren.
- Vorlage Risikobeurteilung bei einer Verletzung der DatensicherheitArbeitsblatt, um das Risiko einer Verletzung für die betroffenen Personen zu beurteilen und den Entscheid zu dokumentieren, ob die Behörde und die betroffenen Personen benachrichtigt werden oder nicht.
- Vorlage Beurteilung einer Bekanntgabe von Daten ins Ausland (TIA)Arbeitsblatt, um eine Übermittlung von Personendaten in ein Land ohne angemessenen Schutz zu dokumentieren und zu beurteilen, von der Grundlage der Übermittlung über die zusätzlichen Massnahmen bis zur Schlussfolgerung.
Antworten und pflegen
- Vorlage Schulungsprogramm Datenschutz für MitarbeitendeProgramm der Datenschutzschulungen für die Mitarbeitenden, mit Themen, Zielgruppen, Lernkontrolle und Präsenzliste.
- Vorlage Formular für das Auskunftsbegehren über PersonendatenFormular, mit dem eine Person Auskunft darüber verlangt, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden, und eine Kopie davon erhält; auf der Website zu veröffentlichen oder auf Anfrage abzugeben.
- Vorlage Formular für das Begehren um Löschung, Berichtigung oder WiderspruchFormular, mit dem eine Person die Löschung ihrer Personendaten oder stattdessen deren Berichtigung verlangt oder einer Bearbeitung widerspricht; auf der Website zu veröffentlichen oder auf Anfrage abzugeben.
- Vorlage Verfahren für Begehren betroffener PersonenInternes Verfahren, das festlegt, wie die Begehren, mit denen Personen ihre Rechte ausüben (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Datenportabilität, automatisierte Entscheidungen), entgegengenommen, geprüft, bearbeitet und dokumentiert werden.
- Vorlagen für Antworten auf Begehren betroffener PersonenSammlung von Schreiben, die angepasst und an Personen gesendet werden können, die ihre Rechte ausüben (Empfangsbestätigung, Identitätsprüfung, Antwort auf ein Auskunftsbegehren, Löschbestätigung, begründete Ablehnung, Fristverlängerung).
So funktioniert es
- Wählen Sie die Vorlage: Die Seite sagt, wofür sie dient und was vorher zu entscheiden ist.
- Auf der Plattform beantworten Sie die Fragen der Vorlage: Name, Kontakte und anwendbare Gesetze sind schon ausgefüllt.
- Sie bearbeiten den Text, machen ihn definitiv und laden ihn als Word oder PDF herunter, oder lassen ihn unterschreiben.
Eine Vorlage ist eine allgemeine Information, keine Beratung zu Ihrem Fall: Sie ist an Ihre Organisation anzupassen. Für eine Frage zu Ihrem Fall gibt es die Beratung von Advisorn.