Wie lange dürfen die Unterlagen nicht eingestellter Bewerbender aufbewahrt werden?
Von Advisorn · aktualisiert am 25. Oktober 2026 · Art. 328b OR, Art. 6 Abs. 4 und 19 DSG, Art. 8 GlG
Kurz gesagt
Das Dossier von Bewerbenden dient nur dem Auswahlverfahren (Art. 328b OR, Art. 6 DSG). Ist das Verfahren abgeschlossen, ist es zurückzugeben oder zu vernichten, ausser die Person willigt ein, für künftige Stellen in Evidenz gehalten zu werden. Einige Daten dürfen einige Monate aufbewahrt werden, um einen Anspruch abzuwehren, etwa wegen Diskriminierung: Die Klagefrist nach dem Gleichstellungsgesetz beträgt drei Monate ab Mitteilung der Ablehnung (Art. 8 GlG).
Was zu tun ist
- die Bewerbenden mit einer eigenen Datenschutzerklärung informieren, auch im Inserat oder auf dem Portal;
- den Zugriff auf die Dossiers auf jene beschränken, die am Auswahlverfahren beteiligt sind;
- für die Aufbewahrung im Hinblick auf künftige Stellen eine Einwilligung einholen, mit einer Dauer (etwa ein Jahr);
- auch die Kopien in den E-Mail-Postfächern und auf den Rekrutierungsplattformen löschen.
Referenzen
Referenzen bei einem früheren Arbeitgeber einzuholen, verlangt in der Regel die Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers, und die Fragen müssen sich auf die Eignung für die Stelle beschränken.
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